Het ‘overmeesteren’ van bureaucratie
Ben jij ook regelmatig gefrustreerd over bureaucratie? Vraag je je ook regelmatig af wat de meerwaarde is van al die regels en procedures? Of ben je op zoek naar manieren om de bureaucratie te ‘overmeesteren’?
Organisaties die willen groeien en verbeteren, doen er goed aan om de belemmerende patronen in hun organisatie te kennen en af te breken. Een belemmerend patroon waar we bijna allemaal last van hebben is bureaucratie. Hoe vaak horen we niet dat “de bureaucratie moet verminderen”, we “door de bomen het bos niet meer zien”, “er minder regels moeten komen”. Blijven we niet vaak een beetje hangen in klagen over de bureaucratie en er niets mee doen? Een eenvoudige start zou kunnen zijn om er iets lichter tegenaan te gaan kijken zodat er ruimte ontstaat om de echte bureaucratie aan te pakken.
BUREAUCRATIE EN BEHOEFTEN
Bureaucratie is een mooi verzamelwoord. En het heeft door de jaren heen een negatieve lading gekregen. We gebruiken het voor allerlei situaties waarin we niet terecht willen komen.
Bureaucratie is echter ook rationeel en efficiënt; iedereen wordt op vergelijkbare wijze behandeld. Universele behoeftes, zoals doeltreffendheid, veiligheid, helderheid, participatie, orde en gelijke behandeling, worden door regels, afspraken, procedures vervuld.
Tegelijkertijd worden andere behoeftes, zoals die aan spontaniteit, vrijheid, keuze, zelfexpressie en inspiratie tekort gedaan.
En dit voelen we. Vervulde en onvervulde behoeftes. Beiden vormen de basis voor de emoties in ons. En als we blijven praten op het niveau van het uitwisselen van gevoelens en emoties, komen we niet erg veel verder, behalve misschien dat we ons realiseren dat we niet alleen zijn met onze frustraties; “hè, hè, ik ben niet de enige”.
ONDERSCHEID DE PLUSSEN EN MINNEN
Het helpt om er wat lichter tegenaan te kijken, onderscheid te maken, en zo samen te bepalen welke zaken weliswaar voelen als “moetjes”, maar "moetjes" met veel waarde, die jou en jouw organisatie ondersteunen bij de behoefte aan efficiency, snelheid en resultaten boeken.
Om vervolgens samen te bepalen welke zaken onlogisch zijn, geen waarde (of te weinig) toevoegen voor de klant, de efficiency te kort doen, de energie weghalen, of mensen ontmoedigen om eigenaarschap te nemen.
Maak van beiden een lijstje; het eerste lijstje met de ondersteunende bureaucratie, helpt jou om te zien aan welke behoefte de regel of procedure voldoet, en dat helpt je om het voortaan lichter op te pakken en minder frustratie te voelen. Het tweede lijstje is het lijstje om met je collega’s over in gesprek te gaan, en, als jouw collega's hetzelfde ervaren, samen de schouders te zetten onder het veranderen, aanpakken of gewoon wegstrepen. Anders doen of niet meer doen!
Dat geeft lucht.....
