Resultaten halen met beweeglijke teams

Wij werken graag met teams. Samen een sfeer bouwen waarin mensen hun beste been voor kunnen zetten, zich thuis voelen en samen presteren.

Wat we ervaren is dat teams heel anders zijn samengesteld dan pakweg 10 jaar geleden. De teams zijn beweeglijker geworden. We komen geen teams met een stabiele bezetting meer tegen. Vaak zijn er meer tijdelijke, of nieuwe medewerkers, veelal ook nog vanuit verschillende werkgevers.

De verwachting is dat dit in de toekomst nog verder gaat toenemen. Dit is de nieuwe realiteit, dus daar kun je maar beter pro actief op inspelen.

Mensen, rollen en wat er tussenin zit

Een team bestaat uit formele rollen en datgene wat zich tussen mensen bevindt. Juist dat wat tussen de mensen en rollen gebeurt bepaalt in hoge mate het succes van het team. Vullen mensen elkaar aan en helpen ze elkaar om tot succes te komen? Kennen en gebruiken ze elkaars sterktes? Spreken ze zich uit? Geven ze feedback? Is er chemie?

Als dat wat er tussen de mensen speelt belangrijk is voor succes, helpt het onvoldoende als ieder nieuw teamlid, vast of tijdelijk, alleen ingewerkt wordt in hun rol en de processen binnen de organisatie. Om snel effectief te kunnen zijn zul je als team ook aandacht moeten besteden aan “dat wat er tussenin zit”. Met flexibele teams zul je dat intensiever moeten doen, dan met teams met een stabiele bezetting. Dat kost tijd en aandacht, maar het levert een dynamiek op, die eerder tot resultaat leidt.

Onboarden in de overtreffende trap

Een mooie kreet die de laatste jaren haar entree heeft gedaan is de “onboarding”, als start van de “employee journey.” Steeds meer organisaties investeren hier bewust in. Wat je daarbij ziet is dat het formele stuk: de taak of opdracht, de rollen, toegang tot de gebouwen, systemen, de werkprocessen, en de kennismaken aan bod komen. “Wat er tussenin zit”, de cultuur van het bedrijf, de cultuur en de samenwerkingsafspraken van het team, wordt meestal overgelaten aan het toeval. Er wordt op vertrouwd dat dit via informele gesprekken met de collega's wel aan bod komt.

Als je datgene wat tussen mensen zit, expliciet weet te maken, ontstaat eerder een dynamiek en vertrouwen om effectief samen te werken.

Maar hoe dan?

Stof de samenwerkingsafspraken af, of maak ze.

• Veel teams hebben samenwerkingsafspraken. Een soort “zo zijn onze manieren”. Denk aan dingen zoals, op tijd komen bij vergaderingen, starten met een check in, maandelijks lunchen, luisteren naar elkaar, open en eerlijk communiceren,…. Door die expliciet met iedere nieuwkomer als team te bespreken, stof je ze weer even af, de nieuwe persoon kan zich eraan verbinden, en je krijgt eventueel weer een stukje input van deze nieuwe persoon, als basis voor de samenwerking als team.

• Heb je geen samenwerkingsafspraken, gebruik dan de komst van een nieuw teamlid om ze samen te maken. Na de eerste kennismaking is dit heel geschikt om met het team te doen, waarbij mensen elkaar beter leren kennen, men nieuwsgierigs is naar elkaar en het vertrouwen om samen te werken al begint te groeien.

Maak als team kennis met elkaar op een collectieve wijze.

• Laat het kennismaken niet alleen plaatsvinden in één op één gesprekken, maar maak er ook een collectieve actie van. Niet door de nieuweling voor het blok te zetten en zichzelf te laten presenteren, maar door allemaal weer samen op zoek te gaan naar een hernieuwde kennismaking en ook aandacht te geven aan ieders verwachtingen.

• Het delen van een drijfverentest op individueel- en teamniveau kan een prachtige ondersteuning zijn. De nieuwe deelnemer leert de teamleden beter kennen, kan zichzelf in de gedeelde taal voorstellen en het teamprofiel wordt helder. De nieuwe medewerker kan meteen zien waar de kracht en de aandachtspunten van het team liggen en hoe hij daaraan kan bijdragen.

Presenteer collectief je teamplannen en/of de uitkomsten van teamanalyses

• Laat diverse mensen van het team vertellen over de teamvisie, missie, het teamplan, welke acties zij trekken en hoe het daarmee gaat.

• Als je een medewerkerstevredenheidsonderzoek, een cultuurscan o.i.d. hebt neem dat er dan samen bij en bespreek te uitkomsten en de genomen of te nemen acties.

Story telling

• Creëer een kampvuur(avond), waarbij je verhalen deelt over (het verleden van) het team. Wat heeft het team meegemaakt? Wat heeft het team gemaakt tot wat het nu is? Waar zijn deuken opgelopen? Wat maakt het team echt trots?

Laat je van je gulle kant zien

• Zeker als je langdurig samenwerkt met mensen met verschillende dienstverbanden, zorg dan dat iedereen uitgenodigd wordt voor de feestjes en de kerstviering en dat iedereen het kerstpakket of de zomertraktatie krijgt.

Wij komen bij organisaties soms tegen dat stagiaires of tijdelijke krachten geen pakket krijgen of niet mogen deelnemen aan workshops of uitjes. Zij worden dan daarvan buitengesloten. Dat doet wat met de motivatie. Realiseer je dat iemand zich voor jouw organisatie inzet, in een tijd dat dat ook bij een ander bedrijf gedaan kan worden.

Kosten en baten

Sommige van jullie denken, dat gaat heel wat kosten! Niet alleen in geld, maar ook in tijd! Dat klopt. Het kost wat. Maar kijk eens naar de opbrengsten, het verminderd dubbel werk, irritaties, en gedoe door onheldere afspraken en misverstanden.

Begin klein…..en evalueer, wij beloven dat de effecten dan al snel duidelijk worden.

En wil je meer weten, lees dan eens het boekje van het Arbinger Institute, “de box”. Hierin wordt op een heel leesbare manier, door middel van een verhaal, beschreven wat er gebeurt als je aandacht geeft aan datgene “ertussenin”.

Als je naar aanleiding van deze blog door wil praten, bel gerust!