Resultaten halen met beweeglijke teams

Als Vitaal team meerwaarde leveren met minder energie, én betere resultaten.

Wij werken graag met teams. Samen een sfeer bouwen waarin mensen hun beste been voor kunnen zetten, zich thuis voelen en samen presteren.

Wat we ervaren is dat teams toch echt wel anders zijn samengesteld dan pakweg 10 jaar geleden. De teams zijn beweeglijker geworden. We komen geen teams met een vaste stabiele bezetting meer tegen. Vaak worden meerdere posities ingevuld door tijdelijke, of nieuwe medewerkers, veelal ook nog vanuit verschillende werkgevers. We horen dan ook niet vaak meer de zin “dat doen wij hier altijd zo….”

De dynamiek hieraan gekoppeld is voor een deel een bewuste keuze van een organisatie. Deze past bij de behoefte van bedrijven om agile, wendbaar te zijn. Maar tegelijkertijd overkomt deze dynamiek sommige teams ook. Terwijl ze eigenlijk een wat stabielere bezetting zouden willen hebben, zijn ze niet bij machte om het hele team te vullen met “eigen personeel”. De verwachting is dat dit in de toekomst verder gaat toenemen. Dus kun je als organisatie en als team hier beter in investeren zodat de resultaten en meerwaarde voor de klant haalbaar blijven.

Mensen, rollen en wat er tussenin zit

Een team bestaat uit mensen, die ieder een eigen rol invullen. Vaak wordt gedacht als het doel helder is en als alle rollen taken maar goed op elkaar aansluiten en goed worden uitgevoerd, dan bereikt het team succes. In de praktijk blijkt het niet zo te zijn. Juist dat wat tussen de mensen en rollen gebeurt bepaalt in hoge mate het succes van het team. Vullen mensen elkaar aan en helpen ze elkaar om tot succes te komen? Gebruiken ze elkaars sterktes? Spreken ze zich uit? Geven ze feedback? Is er chemie?

Als dat wat er tussen de mensen speelt belangrijk is voor succes, helpt het onvoldoende als ieder nieuw teamlid, vast of tijdelijk, alleen ingewerkt wordt in de rol, of de inhoud van het vak. Om snel effectief te kunnen zijn zul je als team ook aandacht moeten besteden aan “dat wat er tussenin zit”. En helaas, met flexibele teams zul je dat nog vaker moeten doen, dan met teams met een stabiele bezetting. Dat kost tijd en aandacht, maar het levert ook heel wat op.

Onboarden in de overtreffende trap

Een mooie kreet die de laatste jaren haar entree heeft gedaan is de “onboarding”, als start van de “employee journey.” Steeds meer organisatie investeren hier bewust in, omdat ze weten hoe belangrijk het is dat iemand snel ingewerkt is. Wat je daarbij ziet is dat het formele stuk: de taak of opdracht, de rollen, toegang tot de gebouwen, systemen, de werkprocessen, een heldere plaats in het onboardingstraject hebben. Ook het kennismaken met de organisatie, haar missie en visie en met collega’s van het eigen team en ondersteunende stafafdelingen komt steevast aan bod. Maar “wat er tussenin zit”, de cultuur van het bedrijf, de cultuur en de samenwerkingsafspraken van het team, wordt meestal overgedragen op de informele manier, namelijk via de gesprekken die met collega’s gepland worden. Voor een deel logisch, want die mensen, dat zijn ook de cultuurdragers. Maar voor een deel ook jammer, want je laat het eigenlijk aan het toeval over, of zaken verteld worden, gedeeld worden, of niet.

Waarom ook dit stuk niet expliciet maken? Dan weet een nieuwe medewerker sneller waar hij, zij aan toe is, het vergroot het vertrouwen en de mogelijkheden om effectief samen te werken.

Maar hoe dan?

• Stof de samenwerkingsafspraken af, of maak ze.

• Veel teams hebben samenwerkingsafspraken. Een soort “zo zijn onze manieren”. Denk aan dingen zoals, op tijd komen bij vergaderingen, starten met een check in, maandelijks lunchen, luisteren naar elkaar, open en eerlijk communiceren,…. Door die expliciet met iedere nieuwkomer als team te bespreken, stof je ze weer even af, de nieuwe persoon kan zich eraan verbinden, en je krijgt eventueel weer een stukje input van deze nieuwe persoon, als basis voor de samenwerking als team.

• Heb je geen samenwerkingsafspraken, gebruik dan de komst van een nieuw teamlid om ze samen te maken. Na de eerste kennismaking is dit heel geschikt om met het team te doen, waarbij mensen elkaar beter leren kennen, men nieuwsgierigs is naar elkaar en het vertrouwen om samen te werken al begint te groeien.

• Maak als team kennis met elkaar op een collectieve wijze.

• Laat het kennismaken niet alleen plaatsvinden in één op één gesprekken, maar maak er ook een collectieve actie van. Niet door de nieuweling voor het blok te zetten en zichzelf te laten presenteren, maar door allemaal weer samen op zoek te gaan naar een hernieuwde kennismaking en ook aandacht te geven aan ieders verwachtingen.

• Het delen van een drijfverentest op individueel- en teamniveau kan een prachtige ondersteuning zijn. De nieuwe deelnemer leert de teamleden beter kennen, kan zichzelf in de gedeelde taal voorstellen en het teamprofiel wordt helder. De nieuwe medewerker kan meteen zien waar de kracht en de aandachtspunten van het team liggen en hoe hij daaraan kan bijdragen.

• Presenteer collectief je teamplannen en/of de uitkomsten van teamanalyses

• Laat diverse mensen van het team vertellen over de teamvisie, missie, het teamplan, welke acties zij trekken en hoe het daarmee gaat.

• Als je een medewerkerstevredenheidsonderzoek, een cultuurscan o.i.d. hebt neem dat er dan samen bij en bespreek te uitkomsten en de genomen of te nemen acties.

• Story telling

• Creëer een kampvuur(avond), waarbij je verhalen deelt over (het verleden van) het team. Wat heeft het team meegemaakt? Wat heeft het team gemaakt tot wat het nu is? Waar zijn deuken opgelopen? Wat maakt het team echt trots?

• Laat je van je gulle kant zien

• Zeker als je langdurig samenwerkt met mensen met verschillende dienstverbanden, zorg dan dat iedereen uitgenodigd wordt voor de feestjes en de kerstviering en dat iedereen het kerstpakket of de zomertraktatie krijgt.

Wij komen bij organisaties soms tegen dat stagiaires of tijdelijke krachten geen pakket krijgen of niet mogen deelnemen aan workshops of uitjes. Zij worden dan daarvan buitengesloten.

Dat doet wat met de motivatie. Realiseer je dat iemand zich voor jouw organisatie inzet, in een tijd dat dat ook bij een ander bedrijf gedaan kan worden.

Kosten en baten

Ik hoor sommige mensen al zeggen, dat gaat heel wat kosten! Niet alleen in geld, maar ook in tijd! Dat klopt. Het kost wat.

Maar wat het oplevert als mensen elkaar sneller kunnen vinden, het vertrouwen voelen dat hun stem telt, dat zij ertoe doen en zij zich uit durven spreken naar elkaar, zich gemotiveerd voel en met plezier hun collega’s ontmoeten, dat is enorm veel geld waard. Je voorkomt dubbel werk, irritaties, tijdverlies door onheldere afspraken en gedoe.

Probeer het eens uit, begin klein…..en evalueer, wij beloven dat de balans dan al snel duidelijk wordt.

En wil je meer weten, lees dan eens het boekje van het Arbinger Institute, “de box”. Hierin wordt op een heel leesbare manier, door middel van een verhaal, beschreven wat er gebeurt als je aandacht geeft aan datgene “ertussenin”.

Als je naar aanleiding van deze blog door wil praten, bel gerust!